LÖSUNG — VEREINE & VERBÄNDE
Vereins- & Verbandsplattformen
Mitglieder, Dokumente, Kommunikation und Abläufe in einem System statt in fünf Tabellen, die nie ganz übereinstimmen — auf deinem Server in Österreich oder auf einem, den du dafür mietest. Diese Anforderungen kennen wir aus dem eigenen Betrieb.
Für wen
Vereine, Verbände und gemeinnützige Organisationen, die Mitglieder, Beiträge, Dokumente und Kommunikation heute mit einem Flickenteppich aus Tools und Tabellen verwalten.
Das Problem
Woran es scheitert.
Mitgliederlisten in Excel, Anmeldungen per Formular-Mail, Beiträge im Online-Banking, Kommunikation über einen Mix aus Diensten — die meisten Organisationen halten das mit ehrenamtlicher Handarbeit zusammen. Das funktioniert erstaunlich lange — und fällt erst auf, wenn es nicht mehr funktioniert.
Der kritische Moment ist die Übergabe. Wenn die Person aufhört, die „das mit den Listen macht“, geht nicht nur eine Datei verloren, sondern das Wissen, welche die richtige ist. Bei der Übernahme der myfood-Postfächer war das so: Bevor man aufräumen kann, muss man erst herausfinden, was man hat.
Dazu kommt die datenschutzrechtliche Seite. Wer soziale Leistungen vermittelt, verarbeitet sensible Informationen über Menschen in schwierigen Lebenslagen. Liegen diese Daten über fremde Plattformen und private Postfächer verteilt, ist das nicht nur formal ein Problem, sondern ein Vertrauensbruch gegenüber den Menschen, für die die Organisation da ist.
Wie wir es lösen
Unser Weg.
Wir bauen eine zentrale Plattform, die Mitgliederverwaltung, Dokumente, Veranstaltungen und Kommunikation zusammenführt — auf Wunsch samt eigener Mail-Infrastruktur. Für unser eigenes Vereinsprojekt myfood haben wir genau das gebaut und betreiben es.
Beim Zugang für Mitglieder haben wir einen passwortlosen Ablauf gebaut: Ausweis scannen, eine bekannte Angabe bestätigen, danach eine selbstgesetzte PIN auf dem eigenen Gerät — mit Geräte-Bindung, Sperre nach zu vielen Fehlversuchen und einer Abmeldung, die auch die Push-Zustellung mitkappt. Für Menschen, die kein weiteres Passwort verwalten wollen, entscheidet genau das darüber, ob die App genutzt wird.
Die Mail-Migration ist der Teil, vor dem die meisten zurückschrecken. Für myfood haben wir sie selbst gemacht: drei Postfächer von zwei Anbietern auf die eigene Infrastruktur, mit lokaler Vollsicherung jeder einzelnen Nachricht.
Woraus es besteht
Die Bausteine.
Mitgliederverwaltung
Eine Quelle der Wahrheit für Stammdaten, Mitgliedschaften und Rollen — mit Rechtemodell, damit nicht jeder alles sieht.
Mitglieder-App
Ausweis (auch offline), Nachrichten, Dokumente und Push-Nachrichten — mit passwortlosem Zugang und Geräte-Bindung.
Dokumente und Kommunikation
Zentrale Ablage statt Mail-Anhänge, Ankündigungen mit Zielgruppen-Auswahl und Sendebremse gegen versehentliche Massenmails.
Eigene Mail-Infrastruktur
Eigener Mailserver mit Webmail im Erscheinungsbild der Organisation — inklusive Migration bestehender Postfächer mit Nachweis.
Website
Öffentlicher Auftritt aus derselben Hand, schnell und barrierearm gebaut, mit den Rechtstexten, die dazugehören.
Belege
Woran du uns messen kannst.
- myfood ist unser eigenes laufendes Vereinsprojekt: Verwaltung, Website und eigener Mailserver sind live, auf einem eigenen Server in Österreich.
- Rund 2.000 Dokumente werden zentral verwaltet statt über Mail-Anhänge verteilt (Stand 05/2026).
- 14.745 E-Mails aus drei Postfächern von zwei Anbietern migriert (Stand 06/2026) — mit null Fehlern und lokalen Vollbackups jeder Nachricht.
- Der eigene Mailserver erreicht 10 von 10 Punkten im Zustellbarkeitstest von mail-tester.com (Stand 06/2026), mit SPF, doppeltem DKIM, DMARC auf Zurückweisung und MTA-STS.
- Die Mitglieder-App ist fertig gebaut, das Backend läuft in Produktion; die Store-Veröffentlichung ist in Vorbereitung.
Häufige Fragen
Was oft gefragt wird.
Wir sind ehrenamtlich organisiert — ist so ein System nicht zu groß für uns?
Der Umfang richtet sich nach dem, was ihr tatsächlich braucht — wir raten eher ab als zu. Oft ist der erste sinnvolle Schritt die Mitgliederverwaltung als eine Quelle der Wahrheit; alles andere kann später andocken.
Was passiert mit unseren bestehenden E-Mails, wenn wir umziehen?
Die kommen mit. Der Umzug läuft so, dass eingehende Post währenddessen nicht verloren geht — und was übernommen wurde, lässt sich hinterher nachweisen.
Wie sensibel dürfen die Daten sein, die wir verwalten?
Genau dafür bauen wir Datensparsamkeit als Vorgabewert ein: nur erheben, was gebraucht wird, Sichtbarkeit staffeln, Zugriffe protokollieren, Löschfristen automatisch durchsetzen. Bei sozialen Organisationen gehen wir zusätzlich zurückhaltend mit Zahlen nach außen um — personenbezogene Kennzahlen gehören unserer Ansicht nach auf keine Website, auch nicht auf unsere.
Weiterlesen
Passt dazu.
Der Hintergrund.
Wie wir so etwas bauen und betreiben, steht in der Arbeitsweise. Die Referenzen oben nennen dazu Projekt, Zahl und Stand.