LÖSUNG — KUNDENPORTALE
Kunden- & Self-Service-Portale
Ein Portal, in dem deine Kunden ihre Daten, Dokumente und Vorgänge selbst einsehen, statt sie per Mail anzufragen — mit nachvollziehbaren Zugriffen, betrieben auf deinem Server in Österreich.
Für wen
Dienstleister, Kanzleien, Agenturen und Unternehmen, deren Kunden heute per Mail, Telefon und PDF-Anhang betreut werden.
Das Problem
Woran es scheitert.
Kundendaten, Dokumente und Statusabfragen laufen über verstreute Kanäle: eine Mail hier, ein geteilter Ordner dort, eine Rückfrage per Telefon. Das kostet dein Team täglich Zeit — nicht in großen Blöcken, sondern in Fünf-Minuten-Unterbrechungen, die zusammen den halben Tag auffressen.
Der teurere Teil ist unsichtbar: Jedes weitergeleitete Dokument mit personenbezogenen Daten ist eine Kopie, die niemand mehr zurückholt — auf Servern, auf Notebooks, in Sicherungen, bei Empfängern, die längst nicht mehr zuständig sind. Verlangt jemand Auskunft oder Löschung, lautet die Antwort dann oft: Wir wissen nicht genau, wo überall.
Für deine Kunden bleibt es Warten: Sie wissen nicht, ob ihr Anliegen angekommen ist und wann es weitergeht — also fragen sie nach. Jede dieser Nachfragen ist ein Symptom fehlender Transparenz.
Wie wir es lösen
Unser Weg.
Wir bauen ein Portal, in dem jeder genau das sieht, was ihn betrifft — und nichts darüber hinaus. Die Rechtetrennung setzt der Server in jeder einzelnen Datenabfrage durch: Blendet die Oberfläche nur aus, ist die Trennung eine Anzeigeentscheidung; hier ist sie eine Zugriffsentscheidung, die das Frontend gar nicht treffen kann.
Datenschutz denken wir von der Architektur her, nicht als nachträgliches Häkchen: personenbezogene Daten sparsam halten, Zugriffe protokollieren, Löschfristen automatisch durchsetzen statt manuell daran zu erinnern. In der RetterApp sind genau diese Bausteine gebaut und in Produktion.
Beim Löschen zeigt sich, ob ein System sauber gebaut ist. „Konto löschen“ klingt einfach, bis man merkt, dass die Daten einer Person in den Vorgängen anderer stecken; wir lösen das mit einer im Code begründeten Reihenfolge, die Personenbezogenes entfernt und die Vorgänge der anderen intakt lässt.
Und eine Löschung, die nur die Datenbank trifft, ist keine Löschung: Die Daten liegen auch in den Sicherungen, die man nicht nachträglich verändern darf, ohne sie als Wiederherstellungspunkt zu entwerten. Für unsere eigene Plattform (in Entwicklung, noch nicht buchbar) ist dafür in der Bauvorgabe ein Löschregister festgelegt — die Löschung wird protokolliert und soll nach jeder Rücksicherung erneut greifen; der Probelauf ist ein Abnahmekriterium vor dem Produktivgang.
Betrieben wird das Ganze auf einem Server in Österreich, deinem oder einem, den du dafür bereitstellst. Weil wir containerisiert und portabel bauen, läuft derselbe Stand auch bei einem europäischen Anbieter deiner Wahl — der Betriebsort bleibt deine Entscheidung, und die Frage „Wo liegen unsere Daten und wer kommt dran?“ ist mit einem Satz zu beantworten.
Woraus es besteht
Die Bausteine.
Zugang und Identität
Anmeldeverfahren passend zur Zielgruppe, von E-Mail und Passwort bis passwortlos. Verwaltungszugänge zusätzlich mit Zwei-Faktor und frischer Bestätigung vor wirkungsstarken Aktionen.
Rollen und Sichtbarkeit
Eine konfigurierbare Rollen-Rechte-Matrix statt hartkodierter Sonderfälle. Jede Abfrage prüft serverseitig, wer was sehen darf — das Portal blendet nicht nur aus.
Dokumente und Vorgänge
Ablage mit klarer Zuordnung statt Mail-Anhängen, Statusverfolgung, die der Kunde selbst einsehen kann, und Benachrichtigung, wenn sich etwas ändert.
Datenschutzfunktionen als Baustein
Datenauskunft als Export, Löschung mit Karenz und Widerruf, automatische Aufbewahrungsfristen — gebaut statt nur beschrieben.
Nachvollziehbarkeit
Ein Protokoll, das festhält, wer wann worauf zugegriffen hat — mit Manipulationsnachweis, sodass nachträgliche Eingriffe erkennbar bleiben.
Belege
Woran du uns messen kannst.
- Bei myfood — unserem eigenen Vereinsprojekt — verwaltet die Plattform rund 2.000 Dokumente zentral statt über Mail-Anhänge (Stand 05/2026).
- In der RetterApp sind Datenauskunft (Art. 15, als PDF in der App), Löschung mit 30 Tagen Karenz (Art. 17) und automatische Anonymisierung nach Zweckende gebaut und in Produktion (Stand 16.08.2026).
- RetterApp, Stand 16.08.2026: EXIF- und GPS-Daten werden aus hochgeladenen Fotos entfernt, bevor sie gespeichert werden; Logs enthalten keine personenbezogenen Daten.
- Das Verwaltungsprotokoll der RetterApp ist als Hash-Kette gebaut: Datenbank-Trigger verweigern Änderung und Löschung, die Anwendungsrolle darf dort nur einfügen und lesen.
- Unsere eigenen Projekte laufen auf eigenem Server im Rechenzentrum in Wien — die Datenbank ist nie öffentlich erreichbar.
Häufige Fragen
Was oft gefragt wird.
Können wir das Portal später selbst weiterentwickeln oder das Team wechseln?
Ja, und wir bauen bewusst dafür: Der gesamte Code, die Dokumentation und die Dateien für Bau und Inbetriebnahme gehören dir. Wir schreiben Software so, dass ein anderes Team sie übernehmen könnte.
Wie geht ihr mit bestehenden Systemen um, die bleiben sollen?
Wir kapseln sie hinter einer sauberen Schnittstelle, statt sie zu ersetzen. Das Portal spricht dann mit dieser Schnittstelle, und du kannst das Altsystem später ablösen, ohne das Portal noch einmal zu bauen.
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Der Hintergrund.
Wie wir so etwas bauen und betreiben, steht in der Arbeitsweise. Die Referenzen oben nennen dazu Projekt, Zahl und Stand.